To, co w rachunkowości najistotniejsze na start – naprawdę!
Tak jak pisałam we wcześniejszym artykule, rachunkowość jest dla mnie nie tylko pracą, ale i prawdziwą pasją. Pełne księgi rachunkowe utożsamiane są dla wielu głównie jako jedna z form ewidencji księgowej. Natomiast ich główna funkcja to zarządcza. Pozwalają właścicielom podejmować świadome decyzje, planować, analizować i skalować biznes w sposób bezpieczny i przemyślany. Właściciele mogą prowadzić firmy, mając pełny i prawdziwy obraz swojej działalności.
Księgi rachunkowe- źródło informacji
Chcę Wam pokazać, jakie to jest ogromne źródło informacji o Waszym biznesie. Moje wpisy na blogu pozwolą zauważyć, że pełne ewidencje księgowe to nie jest tylko obowiązek czy dodatkowa biurokracja. To narzędzie, które pozwala zrozumieć biznes nie na poziomie domysłów, ale na poziomie faktów i twardych danych. Dzięki temu nie działa się „po omacku”. Mamy obrazy, które przedstawiają jakie działania przynoszą efekt, a które tylko pochłaniają pieniądze. W pełnych księgach wszystko to jest uporządkowane i widoczne jak na dłoni. Mamy kontrolę nad płynnością finansową a to klucz do stabilnego rozwoju do podejmowania decyzji, planowania, analizowania a przede wszystkim by skalować firmę.
Plan kont- dla mnie to mapa finansów firmy
Po przedstawieniu mojego praktycznego spojrzenia na funkcjonalność podwójnego zapisu, zrobię wprowadzenie do idei Planu Kont . Dla mnie jest to logiczna i kluczowa kolejność. To właśnie dzięki planowi kont i firma zaczyna „mówić”. Pokazuje, gdzie płyną pieniądze, skąd przychodzą i gdzie je tracimy. Są to ponumerowane puzzle rzeczywistości biznesowej. To właśnie on porządkuje wszystkie dokumenty i dane finansowe, dzięki czemu stan naszej działalności staje się przejrzysty i czytelny.
Dobrze zbudowany plan kont zgodny z zasadami rachunkowości pozwala dokładnie sprawdzić:
- ile wydatków ponieśliśmy, by powiększyć majątek (np. sprzęt, inwestycje),
- ile kosztów musieliśmy ponieść, aby osiągnąć zyski,
- ile własnych środków zainwestowaliśmy w rozwój,
- ile pożyczyliśmy lub skąd wzięliśmy dodatkowy kapitał, aby się rozwijać i skalować biznes.
Każdy z tych elementów ma swoje miejsce na odpowiednim koncie księgowym a potem w decyzji finansowej. Dzięki temu łatwiej zrozumieć, skąd biorą się liczby w finansach firmy i jak wpływają one na jej wynik. Jak sama nazwa wskazuje to plan ujęcia każdego dokumentu i wydatku w księgach. I to my już decydujemy gdzie zgodnie z tym planem zapisać każdą operację tak by przedstawić rzeczywisty stan majątku lub wynik finansowy.
Kluczowe Kategorie (Zespoły Kont)
Cały plan jest podzielony na Zespoły Kont, oznaczane kluczowymi numerami. Dzięki nim, patrząc na ciąg cyfr, od razu wiesz, o czym mówimy. To jak skrót myślowy dla każdego księgowego i menedżera:
Zespół 0: Majątek trwały (to, co masz na lata :budynki, maszyny).
Zespół 1: Środki pieniężne (Kasa, Bank: to, co masz do dyspozycji od razu).
Zespół 2: Rozrachunki (kto jest Ci winien i komu Ty jesteś winny).
Zespół 4: Koszty (czyli to, na co wydajesz, by firma działała np. pensje, media, surowce.
Zespół 7: Przychody (czyli to, co zarabiasz na sprzedaży).
Kluczowe jest opanowanie w/w kategorii, ponieważ numeracja od razu mówi, z jakiego obszaru pochodzi dana operacja i jaki ma wpływ na finanse firmy.
Żelazna zasada: Jeśli coś jest w Zespole 2 (Rozrachunki), to nigdy nie będzie to koszt (Zespół 4)! Każda grupa trzyma się swojej logiki np.
Zespół 2 to Rozrachunki, tu wpisujemy tylko należności i zobowiązania. Nie wpiszemy tu zakupu majątku (Zespół 0) czy kosztów (Zespół 4)
Praktyczne Zastosowanie: Optymalizacja Kosztów
Plan Kont jest niekończącą się informacją o firmie. Możemy ją przedstawiać ogólnie (syntetycznie) lub bardzo szczegółowo (analitycznie). Jestem zwolenniczką bardzo dokładnego podejścia, dla przedstawienia rzeczywistego obrazu biznesu. O ile główne grupy (Zespoły), konta syntetycznego są regulowane ustawą, to cała reszta – konta analityczne – Nasze pole do popisu!
Mój ulubiony przykład: kont analitycznych (np. dla usług telekomunikacyjnych):
402 (Usługi obce} -konto syntetyczne
402-001 (Usługi Telekomunikacyjne)- konto analityczne
Dalsze rozbudowanie:
- 402-001-1 Play
- 402-001-2 T-Mobile
Dzięki temu: Od razu wiadomo, skąd pochodzi dany koszt. Taki szczegółowy zapis jest bezcenny przy porównywaniu i optymalizacji kosztów natychmiast widzimy, ile wydajemy u konkretnego dostawcy!
Plan Kont, choć musi być zgodny z Ustawą o Rachunkowości w swojej głównej strukturze, daje dowolność w rozbudowywaniu i dostosowywaniu do specyfiki firmy. To on przekształca rachunkowość w funkcjonalne narzędzie zarządzania.
Dlaczego to robię, rozwijam konta analityczne?
Bo szczegółowość to potęga! Nie jest to obowiązek, ale pozwala mi to szybko porównywać dostawców, negocjować i optymalizować koszty.
WN i MA: Tabliczka Mnożenia Rachunkowości
Jak już wiecie z mojego wcześniejszego artykułu, sercem rachunkowości jest konto teowe (szubieniczka), które dosłownie obrazuje zasadę podwójnego zapisu. Dzieli się ono na dwie strony, które musimy mieć opanowane jak tabliczkę mnożenia:
WN (Winien) lub Debet – to zawsze lewa strona konta.
MA (Ma) lub Kredyt – to zawsze prawa strona konta.
Żelazna zasad: Gdzie Księgujemy?
Pamiętajcie, że to, co zapisujemy po stronie WN, a co po stronie MA, zależy od typu konta. Jest to logiczne i systemowe:
Konta Kosztów (Zespół 4): Zawsze rosną (czyli księgujemy je) po stronie WN (lewej).
Konta Przychodów (Zespół 7) : Zawsze rosną (czyli księgujemy je) po stronie MA (prawej).
Nie będę teraz wchodzić w to, jak księgujemy konta majątku, bo ten blok ma Was zachęcić do dogłębnego zapoznania się z tą logiką. Zapamiętanie, gdzie rosną koszty (po lewej – WN), a gdzie przychody (po prawej – MA) to absolutna podstawa.
Dekretacja. Zabawa w przyporządkowanie
Cały czas powtarzam, że rachunkowość pobudza nas do logicznego myślenia. Jak każda gra strategiczna : )
Rachunkowość to język biznesu. Plan Kont to jego słownik i system klasyfikacji. Jeśli go opanujemy, dekretacja czyli przyporządkowanie każdej operacji do właściwej kategorii przestaje być udręką, a staje się świetną grą w logiczne dopasowywanie!
Polubienie dekretacji zaczyna się od zrozumienia: który Zespół odpowiada danemu zdarzeniu? Czy ta faktura to: Inwestycja (0)? Bieżący koszt (4)? A może spłata długu (2)?
Dekretacja to idea łączenia: Podwójny Zapis & Plan Kont
Właśnie tu Plan Kont łączy się z logiką podwójnego zapisu. To jest piękno i moc tej dyscypliny zapewnia ład, logikę i gotowe dane do zarządzania.
Zabawa w przyporządkowanie każdej operacji gospodarczej do dwóch kont w Planie Kont, z zachowaniem reguły WN/MA.
Podstawowa zasada dekretacji dla Kont Zespołu 4 i 7 (Wynik Finansowy): Kiedy opanujemy tę zasadę, wiemy już, jak przyporządkować każdą operację
|
Typ Konta |
Strona, na której rośnie (zasada!) |
|
Koszty (Zespół 4) |
WN (Winien)-Strona Lewa |
|
Przychody (Zespół 7) |
MA (Ma)-Strona Prawa |
Przykład praktyczny (Koszty Telefoniczne):
- Dokument czego dotyczy: Opłata za telefon to koszt działalności, czyli trafia do Zespołu 4.
- Poziom przyporządkowania: Jest to usługa (np. 402), a dokładniej usługa telekomunikacyjna (402-001).
- Analityka Zarządcza: Rozbudowujemy to na dostawców: 402-001-1 Play, 402-001-2T-Mobile.
Dzięki temu, w momencie dekretacji faktury od Play, wiemy, że musimy ją zapisać:
- Po stronie WN (bo to koszt z Zespołu 4)
- Na koncie analitycznym 402-001-1.
Plan Kont jako Fundament Bilansu i RZiS
Dlaczego ten ład i logika są tak ważne? Ponieważ wszystkie konta z Planu Kont mają swoje ścisłe odzwierciedlenie w najważniejszych sprawozdaniach finansowych, zapewniając spójność i klarowność obrazu:
Bilans: Jest budowany głównie na kontach z Zespołów 0, 1, 2 i 3 (Aktywa i Pasywa). Mówi nam o stanie majątku i zobowiązań firmy na dany moment.
Rachunek Zysków i Strat (RZiS): Jest budowany głównie na kontach zespołów 4 i 7 (Koszty i Przychody). Mówi nam, jaki wynik finansowy (zysk lub strata) osiągnęła firma w danym okresie.
Dzięki temu, patrząc na Plan Kont, od razu wiemy, jaki będzie ostateczny wpływ danej operacji na kondycję finansową przedsiębiorstwa. To połączenie logiki, porządku i celu sprawia, że rachunkowość jest najlepszym narzędziem do zarządzania każdym biznesem!
Dlatego rachunkowość to nie tylko liczby
To historia firmy zapisana kontami. A plan kont jest jak struktura finansowa, która pokazuje skąd płyną pieniądze, gdzie jest tworzona wartość i jak rośnie majątek. I właśnie to czyni rachunkowość tak fascynującą.
Bo gdy zrozumiesz już plan kont i te dwie zasady, zaczynasz widzieć swój biznes inaczej głębiej, świadomiej i z dużo większą pewnością decyzji. Logika fundamentalnych zasad ( podwójny zapis po właściwej stronie oraz prawidłowo zakwalifikowana każda operacja) staje się spójną, czytelną rzeczywistością naszego biznesu.
“Podwójny zapis – dwa miejsca, jedna prawda”
Każda operacja gospodarcza musi zostać ujęta na dwóch kontach jednocześnie: po jednej stronie jako zwiększenie, po drugiej jako zmniejszenie.
To dzięki temu wszystko się bilansuje. Sprawia, że każdy ruch finansowy zostawia po sobie ślad nie tylko tam, gdzie powstał, ale też tam, gdzie wywołał skutek.
“Prawidłowe zakwalifikowanie wydatku lub operacji”
To umiejętność dobrego przypisania tego, co się wydarzyło, do odpowiedniego konta.
Czy coś jest kosztem?
Czy inwestycją?
Czy wpływem do kasy?
Czy rozrachunkiem z kontrahentem?
A może zwiększeniem zobowiązań?
To właśnie właściwe zakwalifikowanie operacji decyduje o tym, czy finanse firmy pokazują prawdę
Zapraszam Cię do śledzenia moich publikacji. Dzielę się w nich konkretnymi sytuacjami z mojej drogi zawodowej. Być może te doświadczenia pozwolą Ci spojrzeć na Twoje finanse z nowej perspektywy i zbudować strukturę, która wytrzyma każdy rynkowy wstrząs. Zapraszam do czytania innych artykułów na moim blogu
Znajdziesz mnie także na YouTube i na Instagramie